Як правильно заповнювати журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці, скільки часу його зберігати після закінчення та як почати новий журнал — читайте у статті.
Запис про те, що працівник пройшов вступний інструктаж, роблять у наказі про прийняття його на роботу, а також у журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці. Про те, як правильно його вести та зберігати, — далі.
Вступний інструктаж з охорони праці проводять, щоб ознайомити працівника, якого приймають чи поновлюють на роботі, з локальними нормативними актами та інформаційними матеріалами загалом по підприємству. Підстава — Типове положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затверджене наказом Держнаглядохоронпраці від 26.01.2005 № 15.
Вступний інструктаж проводять до початку роботи в перший робочий день або напередодні за наявності наказу про прийняття на роботу. Програма та тривалість інструктажу затверджуються роботодавцем.
Ведення журналу реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці передбачено пунктом 6.3. Типового положення.
За зберігання журналу відповідає служба охорони праці або працівник, відповідальний за проведення вступного інструктажу.
Як вести журнал
У журналі реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці зазначають:
дату проведення інструктажу;
прізвище, ім’я та по батькові особи, яку інструктують;
професію, посаду особи, яку інструктують, її вік;
назву виробничого підрозділу (група, клас, гурток), до якого приймається особа, що інструктується;
прізвище, ініціали, посаду особи, яка інструктує.
Особа, яка провела інструктаж, та проінструктований працівник мають поставити у журналі свої підписи.
Якщо підприємство має структурні підрозділи, розташовані на великій відстані від центру управління, направляти новоприйнятого працівника чи інші категорії працівників, які мають пройти вступний інструктаж із питань охорони праці до центру управління або ж відряджати у підрозділ спеціаліста служби охорони праці, щоб провести інструктаж, недоцільно. Тому провести вступний інструктаж за наказом (розпорядженням) керівника підприємства може, наприклад, керівник відповідного підрозділу. Результати інструктажу заносять до журналу реєстрації вступного інструктажу структурного підрозділу.
Дату заведення журналу зазначають на обкладинці. Нумерація записів у новому журналі починається з початку, тобто з № 1.
Якщо на підприємстві, що має значну кількістю працівників, за один календарний (діловодний) рік було закінчено два і більше журнали, то на їхніх обкладинках, окрім заголовка, дати початку та дати закінчення, також зазначаються номери томів (том 1, том 2).
Запис про закінчення журналу
Зазвичай, журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці є перехідною справою у поточному діловодстві підприємства, тому він ведеться кілька років підряд до його закінчення. Порядок внесення підсумкового запису до журналу після його закінчення нормативними документами не передбачено. Проте рекомендовано після останнього запису зробити підсумковий, в якому будуть відображатися:
загальна кількість записів, внесених до журналу;
підпис особи, відповідальної за ведення журналу;
дата внесення підсумкового запису.
Підсумковий запис про закінчення журналу буде виглядати так:
До цього журналу внесено 269 (двісті шістдесят дев’ять) записів.
Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5, журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці зберігають 10 років після його закінчення.
